Messeauftritt: Die wichtigsten Regeln für Erfolg

Ob ein Messeauftritt rentabel ist oder nicht hängt häufig davon ab, ob man die Teilnahme an einer Messe richtig angeht. Kalkuliert man sauber, dann stellt man schnell fest - eine Messebeteiligung ist teuer. Von der Standfläche, über den Messebau, Anreise und Übernachtung der Mitarbeiter, Druckkosten und vieles mehr. Lohnenswert ist es für Firmen dennoch, wenn man die wichtigsten Regeln für den Messeauftritt beachtet.

Sollten noch Fragen offen bleiben, dann wenden Sie sich gerne an uns: messebau@dein-messestand.com

• Richtige Auswahl der Messeveranstaltung

Oft orientieren sich Firmen zu sehr an der Quantität als an der Qualität der Messen. Für Verbrauchermessen in das in manchen Fällen noch weniger problematisch - doch bei Fachmessen kommt es darauf an WER kommt. Ein kleiner Kreis von Entscheidern Ihrer Zielgruppe ist von größerer Bedeutung, als ein breites Aufgebot von weniger relevanten Besuchern. Achten Sie also genau darauf an wen sich die Veranstaltung wendet.

Sollten Sie nicht sicher sein, welche Veranstaltungen überhaupt für Ihre Firma in Frage kommen, dann engt eine Mitbewerberanalyse die Auswahl oft schon ein.

• Budget für Messeauftritt eingrenzen & Ziele definieren

Verständlicher Weise gilt nur bei wenigen Firmen "Geld spielt keine Rolle". Darum sollte man sich bereits im Vorfeld überlegen welches Budget zur Verfügung gestellt werden kann bzw. soll. Dies sollten Sie im Kontext mit den Zielen betrachten - rechnen Sie hier lieber konservativ. Letztlich ist die Messebeteiligung nur lohnenswert, wenn der Nutzen die Kosten überragt.

Bei der Aufstellung sollten Sie sorgfältig alle Aspekte berücksichtigen und kalkulieren. Es fallen Kosten für die Fläche in der Messehalle, den Messestand, das Personal, die Reisekosten, Druckkosten und ggf. noch weitere Aufwendungen an. All das sollte in einer soliden Messekalkulation berücksichtigt sein.

• Buchung der Standfläche beim Messeveranstalter

Die Kalkulation ist ein Faktor für die Wahl der passenden Standfläche. Neben der Auswahl einer guten Standorts in der Messehalle und dem richtigen Standtypen vom Reihenstand bis zum Inselstand stellt sich die Frage nach der Größe. Diese sollte auf drei Überlegungen basieren:

• Gesamtbudget für den Messeauftritt?
Damit alles gut aussieht
sollte die Relation von Standfläche und Budget für den Messebau stimmig sein. Die Qualität muss immer einwandfrei sein und wir geben hier als Richtwert für soliden Systembau ca. 100 €/m², für eine Mischbauweise 170-200 €/m² und für Individualbau startet der preis bei 250 €/m². Nach oben gibt es hier kaum Grenzen, denn beim Doppelstock geben Aussteller auch mal 1.000 €/m² und mehr aus.

• Wie viele Besucher werden auf der Messe erwartet?
Das erklärt sich quasi von selbst. Mehr Besucher - mehr Platzbedarf. Mit gutem Einladungsmanagement und einer entsprechenden Standgestaltung lässt ich hier jedoch viel steuern. Sicher sollte es nicht zu eng hergehen, aber ein großer Messestand der fast leer wirkt kann auch ein ungutes Bild abgeben.

• Welche Produkte werden am Messestand ausgestellt?
Der Platzbedarf hängt auch vom Produkt und der Darstellung am Messestand ab. Wer Baumaschinen ausstellt rechnet mit einem anderen Platzbedarf als ein Hersteller für Microchips. Oft werden Produkte aber auch nur auf Medien dargestellt wie Bildschirmen oder Videowalls. Das gilt besonders für Anbieter von Dienstleistungen die gerne auch einen Imagefilm auf Displays verschiedener Ausführungen zeigen.

• Konzeption und Standdesign vornehmen

Die Ausstellung auf einem Messeevent oder Fachkongress bedeutet sich in direkter Nachbarschaft zur Konkurrenz zu zeigen. Das birgt einen enormen Druck was eine gute Präsentation angeht. Fehler sollte man sich nicht leisten. Nehmen Sie diese Herausforderung an und die Chancen wahr. Ein Konzept das zu Ihrem Unternehmen, zur Marke und zum Produkt passt und mit einem ansprechenden Standdesign umgesetzt wird bedeutet Pluspunkte zu sammeln.

Überlegen Sie sich im Vorfeld auch, welche Messeziele Sie mit dem Messeauftritt verfolgen. Geht es mehr um die Steigerung des Bekanntheitsgrads oder steht im Fokus der Vertrieb. Weiter sollten Sie überlegen, ob am Messestand Catering gewünscht ist oder vielleicht Maschinen gezeigt werden die Starkstrom oder Druckluft benötigen.

• Messestand Angebote: Ausschreibung des Messeprojekts

Was für Sie die Visitenkarte, das ist für Ihre Firma der Messestand - zumindest für die Dauer der Veranstaltung. Kaum zu glauben, dass es Firmen gibt, die sich einfach mit der Standardvariante vom Veranstalter bzw. Messebetreiber zufrieden geben. Nehmen Sie die Chance für individuelle Messeauftritte war. Heben Sie sich von den anderen Ausstellerfirmen ab. Auf ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis müssen Sie natürlich nicht verzichten.

Holen Sie Ihre Angebote für das Messeprojekt unter Angabe des festgelegten Messebudgets ein - so müssen Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen, sondern bekommen gut vergleichbare Angebote. Um bei der Recherche die besten Messebauer zu finden bietet sich eine Messestand Ausschreibung an. Denn hier melden sich passende und qualifizierte Anbieter direkt bei Ihnen.

Vergleichen Sie kostenlos Angebote für Ihren Messestand:

oder Sie senden uns ein formloses Messebriefing an messebau@dein-messestand.com

 

• Einladungsmanagement für Kunden & Interessenten

Das Credo von Olympia "dabei sein ist alles" sollen Sie hier ganz schnell hinter sich lassen. Nehmen Sie mit einem guten Einladungsmanagement für Kunden und Interessenten Ihren Erfolg selbst so gut wie möglich in die Hand. Wer einfach nur zur Messe fährt und erwartet, dass der Stand voller Interessenten ist, wir meist eines besseren belehrt.

Auf Messen haben Sie die Möglichkeit Ihre Kunden persönlich zu sprechen und Neuheiten vorzustellen. Zwar haben Sie auch hier Reisekosten, aber in Relation zu einem Besuch durch einen Vertriebsmitarbeiter bei all diesen Firmen sind diese überschaubar. Ziehen Sie am besten alle Register im Vorfeld der Messe. Einladungen per Post, per E-Mail und in sozialen Netzwerken.

Legen Sie - vor allem mit wichtigen Kunden - Termine vorab fest, damit Sie dann auch ausreichend Zeit haben für ein entspanntes persönliches Gespräch.

• Planung Anfahrt und Übernachtungen

Viele Messeregionen sind bereits gut vorbereitet auf den Ansturm zu den jeweiligen Veranstaltungen und halten auch entsprechende Kapazitäten bereit. Doch je früher Sie Hotelzimmer, Flüge oder Mietautos buchen, desto günstiger ist dies in der Regel. Senken Sie auf diese einfache Weise die Kosten für den Messeauftritt.

Es gilt auch: Je näher das Hotel bei der Messehalle steht, desto einfacher und angenehmer das Handling vor Ort. Auch bei der Anfahrt können Sie Unannehmlichkeiten wie Staus mit guter Planung weitgehend vermeiden.

 

• Personal für den Service buchen & vorbereiten

Neben eigenem Personal, etwa aus dem Vertrieb, können Sie für den Service am Messestand auch über die Buchung von Messehostessen oder Host nachdenken. Dies ist nicht selten preiswerter, da oft Anfahrts- und Hotelkosten wegfallen. Sowohl für eigene Mitarbeiter als auch externes Messepersonal sollten Sie ein Briefing erarbeiten und im Idealfall auch noch eine Schulung abhalten. Von den Aufgabenbereichen, dem Auftreten gegenüber Messebesuchern und der Kleidung sollte hier alles beschrieben sein. Was man vorher klärt, sorgt später nicht für Probleme.

• Zeitnahe Nachbearbeitung der Messekontakte

Auch wenn man nach einer anstrengenden Messeveranstaltung erst einmal abschalten und durchatmen möchte, geht es jetzt nochmal in die Vollen. Direkt nach der Veranstaltung zählt es die Kunden und neue Kontakte anzugehen und Abschlüsse zu erzielen. Die meisten Geschäfte werden im Anschluss und nicht direkt auf der Messe abgeschlossen. Krempeln Sie also nochmal die Ärmel hoch und geben Sie alles - dann sollte der Erfolg Ihr Dank sein.

 

• Meeting zur Reflektion des Messeauftritts

Dieses Meeting planen viele Firmen im Vorfeld und dann bleibt es doch nur ein kurzer Vorsatz. Machen Sie diesen Fehler nicht, denn die Reflektion ist äußerst wichtig. Hier können Sie am besten auch zeitnah nach der Veranstaltung alle Prozesse betrachten und Verbesserungen für den kommenden Messeauftritt zu erwirken. Damit nichts vergessen wird sollten Sie alle Punkte die nicht optimal oder auch sehr gut gelaufen sind schriftlich festhalten. Kleine Notitzen reichen oft aus, dass mit etwas zeitlicher Distanz dennoch nichts verloren geht.